Guardar las facturas es una de las obligaciones que tenemos como empresarios, tanto si somos utónomos como si tenemos una sociedad mercantil. No solo las facturas sino documentos, justificantes...etc que generes con tu actividad diaria.
La Ley General Tributaria establece la obligación de conservar todas las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con las obligaciones tributarias. Esto significa que deberás guardar las facturas, justificantes de pagos, cobros, información y documentos que hayas emitido a terceros, así como aquellos que hayas recibido al efectuar cualquier gasto, inversión o compra.
Las facturas pueden servir como prueba en un juicio, así que los plazos de conservación de las facturas dependerán del criterio que tengamos en cuenta.
Criterio Ttributario
Para la Administración Tributaria, el plazo de prescripción de los impuestos es de cuatro años, que empiezan a contar desde que se presenta la declaración de impuestos. Es importante conservar toda la información para poder proceder y presentar la misma en caso de inspección.
Criterio mercantil
Según el artículo 30 del Código de Comercio, todo empresario está obligado a conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
Criterio penal
Las facturas pueden servirnos como prueba en un juicio por un posible delito fiscal. Por ello es muy recomendable que las guardemos durante un período de 10 años. Y es que, aunque el delito fiscal prescribe a los cinco años, según el artículo 305 del Código Penal, la versión agravada del mismo se amplía a 10 años.
La legislación nos obliga a conservar las facturas en su contenido original y de forma ordenada. Es decir, no tendrán validez las facturas escaneadas o fotocopias. No es necesario guardar todos los documentos en papel, ya que puedes conservarlos en formato electrónico siempre y cuando podamos garantizar la autenticidad de su origen y la legibilidad de todo su contenido.
